Переход на новый офисный софт затрагивает документы, почту, папки и рабочие процессы. Чтобы избежать сбоев, переход делят на четыре этапа: подготовка, тестирование, перенос данных и обучение. Сроки ориентировочные — продолжительность зависит от объёма данных, выбранного решения и готовности ИТ-команды.
На первой неделе собираются требования: где хранятся документы, нужен ли доступ без интернета, с какими форматами работает команда, какие требования к защите данных и без каких сервисов сотрудникам сложно обходиться. Затем выбирается сценарий перехода: работа в облаке (например, Р7-Пространство, объединяющее хранение файлов, работу с документами, переписку и задачи), работа на собственной инфраструктуре (Корпоративный сервер Р7 в сочетании с настольными редакторами) или замена только редакторов (настольные редакторы Р7-Офис). При выборе учитывается поддержка нужных форматов, совместимость с хранилищами и возможность совместной работы. Для пилота выбираются несколько компьютеров в каждом отделе и составляется список документов для проверки, включая сложные таблицы и презентации.
На второй неделе решение тестируется на реальных задачах параллельно с текущей системой. Для настольных редакторов проверяются открытие документов распространённых форматов, сохранность структуры и форматирования, формулы и расчёты в таблицах, скорость работы с большими файлами. Для серверного решения разворачивается тестовая конфигурация, проверяется совместное редактирование, почта, чаты, видеозвонки и права доступа. Для облачных сервисов проверяются загрузка файлов, поиск документов, почта, задачи и совместная работа. Замечания собираются и разбираются, после исправлений проблемные файлы проверяются повторно. До начала миграции создаётся резервная копия, проверяется восстановление, определяются критерии успешного переноса и план отката.
На третьей неделе софт устанавливается и настраивается, сначала на небольшой группе пользователей, затем подключаются остальные отделы. Рабочие файлы переносятся поэтапно, начиная с активных проектов: небольшие объёмы загружаются через веб-интерфейс, большие — через инструменты массовой загрузки с сохранением структуры папок, API или приложение «Файл-Экспресс». После переноса сверяются количество файлов, структура папок и доступность документов. Создаются учётные записи и общие папки, назначаются права на просмотр, редактирование и администрирование, для подрядчиков настраивается гостевой доступ. На время перехода старая и новая почта работают параллельно.
На четвёртой неделе сотрудникам показываются новые рабочие сценарии: где хранятся документы, как поделиться файлом, найти переписку, создать задачу или пригласить коллегу к совместному редактированию. В каждом отделе назначается обученный представитель, который отвечает на типовые вопросы и передаёт сложные случаи ИТ-команде. Подготавливаются короткие инструкции со скриншотами в формате «было — стало». В первые дни после запуска собираются вопросы и сообщения об ошибках, ответы на частые вопросы добавляются во внутренние инструкции. Готовность к завершению перехода проверяется по контрольному списку: сотрудники открывают нужные документы, активные проекты перенесены, права настроены, почта работает, архивные файлы имеют порядок переноса, резервная копия создана и проверена, критические задачи протестированы. Старый софт отключается только после проверки данных и подтверждения работоспособности ключевых процессов, а старые файлы остаются доступными для чтения ещё 1–2 недели. Команда Р7 помогает организовать переход с учётом задач и ИТ-инфраструктуры компании.
